O Decreto “P”, número 418, estabelece que os bens da frota municipal serão administrados pelo servidor efetivo ou comissionado designado pelos titulares dos órgãos da administração pública municipal direta e indireta para coordenar e supervisionar o uso da frota. O titular de cada órgão da administração pública municipal direta e indireta designará por meio de Resolução um servidor efetivo ou comissionado que será o gestor responsável pelo controle, gerenciamento, manutenção e guarda dos veículos da frota destinada às unidades que integram a estrutura da Prefeitura de Dourados.

De acordo com o Artigo 6° do Decreto “P”, número 418, caberá à Secretaria Municipal de Administração, através do Departamento de Patrimônio, o cadastramento de todos os veículos de uso do município, no qual deverá constar a marca, modelo, ano de fabricação, características básicas, tipo de combustível, capacidade do tanque e outros critérios que servirão para o controle e gerenciamento das despesas. Será de responsabilidade do Departamento de Gestão Operacional o controle e a regularidade do licenciamento, seguro obrigatório (DPVAT – danos pessoais por veículos automotores terrestres), emplacamento e demais formalidades dos veículos junto aos órgãos competentes.

O Artigo 8º do Decreto “P”, número 418, estabeçece que os veículos oficiais serão utilizados exclusivamente para a execução de serviços públicos. A utilização dos veículos dependerá de controle prévio e autorização do gestor de frota dos órgãos da administração pública municipal direta e indireta. O controle deverá ser registrado em sistema informatizado ou em planilhas de controle específicas, com base nas informações registradas no diário de bordo. Os veículos oficiais, fora do horário de utilização, devem ser mantidos em pátio, garagem ou estacionamento sob a jurisdição da unidade administrativa a que pertençam, desde que o local ofereça condições suficientes para sua guarda.

O Decreto “P”, número 418, enfatiza que é proibido o pernoite de veículos oficiais na residência de servidor ou de agente político, seja o responsável o condutor ou o usuário. As exceções são o veículo em uso pelo prefeito; as máquinas em uso nas estradas rurais; os casos devidamente justificados e formalmente autorizados, por escrito, pelo gestor da pasta responsável.

Também fica proibido, a todo e qualquer agente político, gestor, de frotas, servidor, efetivo ou comissionado, utilizar veículos oficiais para fins particulares; transportar familiares; transportar objetos estranhos à sua atividade; transportar pessoas que não sejam usuárias; fazer uso diverso que caracterize desvio de função típica do serviço público; consumir cigarros e derivados de tabaco, cigarros eletrônicos ou semelhantes, dentro dos veículos, mesmo que estacionados ou em movimento.

O Decreto “P”, número 418 define ainda regras para empréstimo eventual de veículos entre Secretarias Municipais, órgãos e demais entidades municipais; condução dos veículos da frota municipal e cadastros de condutores; manutenção e controle da frota; danos materiais na frota; multas e infrações de trânsito; acidente com veículo da frota municipal; identificação e padronização dos veículos; remanejamento e da alienação.